Auditoria ERP/PIM
Auditoria de contratos ERP e PIM: pague só o que realmente usa
Analisamos licenças, módulos, utilizadores, renovações e cláusulas comerciais do seu ERP, do seu PIM e das integrações entre ambos. Entregamos um relatório com o que paga, o que usa e o que pode renegociar.
Paga-se todos os anos pelo que ninguém voltou a rever
Os contratos de ERP e PIM costumam ser assinados com uma previsão de crescimento e renovam-se sozinhos. Com o tempo, o que se paga e o que se usa deixam de coincidir.
Renovação automática
O contrato renova-se sem revisão de preço, de âmbito nem de prazo de pré-aviso.
Utilizadores sem uso
Licenças atribuídas a pessoas que já não acedem, ou que só consultam dados.
Módulos nunca ativados
Funcionalidades contratadas na implementação que ficaram por configurar.
Suporte sem utilização
Níveis de suporte e SLA acima do que a equipa realmente pede ao fornecedor.
Seis frentes do seu contrato
Licenças e utilizadores
Tipo de licença, quantidade, preço unitário e último acesso por perfil.
Módulos e aplicações
Módulos contratados face aos que têm atividade mensurável.
Renovações e pré-avisos
Subidas automáticas, prazos de permanência e datas-limite para agir.
Suporte e SLA
Peso do suporte no custo total e pedidos reais feitos no último ano.
Cláusulas comerciais
Renovação, penalizações, auditorias de licenças e saída. Sinalizamos; a validação jurídica é do seu advogado.
Integrações e conectores
Funcionalidades pagas duas vezes entre ERP, PIM e conectores, e quem mantém cada ligação.
Do inventário ao intervalo de poupança
Cada número do relatório tem uma origem e um pressuposto visíveis. A poupança nunca é um valor único: apresenta-se em intervalo baixo, médio e alto.
Inventário
Licenças, utilizadores, módulos, renovações e custos associados.
Uso real
Acessos e atividade face ao que está contratado, com um período de referência definido.
Brechas
Sobredimensionamento face ao pico real de utilizadores, com margem de segurança.
Cálculo
Poupança estimada por rubrica, ponderada pela probabilidade de a conseguir.
Cenários
Renegociar, reduzir ou mudar, cada um com o seu intervalo e os seus riscos.
O que recebe no final
- Relatório em PDF de 10 a 15 páginas.
- Folha Excel com inventário de licenças, utilizadores e módulos, uso real face ao pago, e cálculo da poupança.
- Lista de cláusulas comerciais a rever pelo seu advogado.
- Calendário de renovações e datas de pré-aviso.
- Três cenários (renegociar, reduzir, mudar) com intervalo de poupança.
- Sessão de apresentação de 60 minutos.
O que não inclui
Aconselhamento jurídico, negociação em seu nome, implementação e migração de sistemas.
Dois níveis, preço fechado
Preços sem IVA. O âmbito fica confirmado na chamada de diagnóstico, antes de qualquer pagamento.
Nível 1 · Auditoria essencial
- Licenças, utilizadores e módulos
- Renovações, suporte e SLA
- Cláusulas comerciais sinalizadas
- Relatório, Excel e cálculo de poupança
Nível 2 · Auditoria completa
- Tudo o que inclui o nível 1
- Sobreposições entre ERP, PIM e conectores
- Custos de conectores e integrações
- Cenário de renegociação e alternativas, sem vender implementação
Como trabalhamos
Chamada de diagnóstico
Percebemos o seu contrato, confirmamos o nível adequado e se faz sentido avançar.
NDA e reserva
Assinamos um acordo de confidencialidade mútuo e combinamos as condições de pagamento do serviço.
Recolha de dados
Recebemos os documentos e extrações indicados abaixo.
Análise e relatório
Inventário, uso real, brechas e cálculo. Terminamos com a sessão de apresentação.
O que lhe pedimos
- Contrato, anexos e ordens de encomenda.
- As últimas 2 a 3 faturas e as datas de renovação.
- Tabela de licenças: tipo, quantidade e preço unitário.
- Extração de utilizadores com último acesso e perfil, anonimizada.
- Lista de módulos e aplicações ativos.
- Condições de suporte e SLA, e pedidos do último ano.
- Custos de alojamento, conectores e quem os mantém.
- Plano de crescimento a 24 meses: utilizadores, canais e países.
Confidencialidade e RGPD
Assinamos um NDA mútuo antes de receber qualquer contrato. Não precisamos de dados pessoais: as listas de utilizadores devem vir com identificador e perfil, sem nomes nem emails, ou pseudonimizadas.
Declaração de independência
A Avafa Consulting também trabalha em integrações entre ERP, PIM e DAM. Por isso, esta auditoria funciona assim: não recebemos comissões de fornecedores de software, o relatório não inclui propostas comerciais de integração e qualquer proposta posterior é separada e só surge depois de entregue o relatório. Se o seu fornecedor for um parceiro com quem colaboramos, declaramo-lo antes de começar.
Aviso: não é aconselhamento jurídico
A auditoria é uma análise comercial e funcional. Não constitui aconselhamento jurídico e as estimativas de poupança não são garantia de resultado. Recomendamos validar as cláusulas com o seu advogado.
Contexto relacionado: integração Odoo com e-commerce e integração de PIM com e-commerce.
Agende um diagnóstico sobre os seus contratos de ERP e PIM
Uma chamada para confirmar o âmbito e o nível adequado. O pagamento só é combinado depois.